Onze digitale rots in de branding: ClickUp

De een zweert erbij en de ander kan zich er helemaal niet in vinden: thuiswerken. Ook een groot deel van ons team is vandaag de dag thuis aan het werk en veel meetings vinden, gezien de situatie, op afstand plaats. Maar hoe houd je elkaar én de opdrachtgevers op afstand op de hoogte van de planning, voortgang en openstaande taken? Maak kennis met ClickUp! Onze digitale rots in de branding bij alle projecten. 

Efficiënt en doelgericht werken

Het inzichtelijk maken van doelstellingen, de workload en de progressie: ClickUp maakt het makkelijker om efficiënt en doelgericht te werk te gaan. Onze projectmanagers plannen alle projecten in en verdelen de taken over de verschillende medewerkers. De taken worden opgedeeld in wekelijkse sprints, er wordt gewerkt met verschillende statussen (van ‘to do’ tot ‘in review’) en aan iedere taak wordt een geschat aantal uren gekoppeld. Hiermee maak je de progressie per project en de workload per medewerker inzichtelijk: ideaal!

En dat is nog lang niet alles. Checklisten, doelstellingen, tags, reacties en koppelingen met andere system: het brede scala aan mogelijkheden dat ClickUp biedt is te uitgebreid om in één blog toe te lichten!

Optimale communicatie met de opdrachtgever

Naast dat dit systeem ons helpt om overzicht te houden (zowel op afstand als op kantoor), maakt het de communicatie met jou als opdrachtgever ook een stuk eenvoudiger. De volgende functionaliteiten gebruiken wij om de communicatie met de opdrachtgever zo efficiënt mogelijk in te richten.

1. Een takenlijst delen

Voor ieder project maken we een lijst aan met taken, verdeeld in wekelijkse sprints. Het handige aan ClickUp is dat we deze lijst ook met de opdrachtgever kunnen delen. Dat scheelt een hoop updates per mail! De opdrachtgever kan op ieder gewenst moment de ontvangen link raadplegen en ziet exact waar wij mee bezig zijn. Doordat wij de taken hebben opgedeeld in weken en vervolgens de desbetreffende taak een status meegeven (‘to do’, ‘doing’, ‘in review’ of ‘done’) zie je direct hoe ver we zijn. Zeker bij projecten waar veel tijd gaat zitten in technische uitwerking (waarbij je aan ‘de voorkant’ niet direct resultaat ziet, maar er toch heel hard gewerkt wordt) is dit echt een uitkomst. 

Uiteraard is een telefonische of face to face meeting om de voortgang te bespreken iets waar we absoluut voorstander van zijn, maar het is fijn om de mogelijkheid te bieden om de opdrachtgever 24/7 op de hoogte te kunnen houden van de werkzaamheden.

2. Het delen van documenten

ClickUp biedt niet alleen de mogelijkheid om taken in te plannen, maar heeft ook een documenten-functie. De perfecte manier om snel een plan van aanpak, handleiding of overzicht van alle requirements te delen. Wijzigen wij iets in dit document? Dan ziet ook de opdrachtgever dit direct. Geen heen en weer gemail met PDF-bestanden, maar één link en realtime aanpassingen.

3. Het doorgeven van bugs

Bij de ontwikkeling van een maatwerk website, webshop of webapplicatie, hebben we voor livegang altijd een ‘testfase’. In deze fase testen zowel wij als de opdrachtgever de website. Kom je als opdrachtgever fouten (of zoals wij het noemen ‘bugs’) tegen? Dan biedt ClickUp de mogelijkheid om deze heel eenvoudig door te geven door middel van een formulier. Beantwoord de vragen in het formulier, voeg een afbeelding toe en verstuur. De bug komt vervolgens direct bij ons in de juiste takenlijst te staan. Deze wordt vervolgens direct door de projectmanagers ingepland voor een van onze developers. Zo zien we nooit een bug over het hoofd en staat alles direct op de juiste plek.

Meer weten over ClickUp of zou je ClickUp willen inzetten voor jouw bedrijf en heb je hulp nodig bij het inrichten van jouw omgeving? Neem contact met ons op!

Vragen of samenwerken?

Neem dan contact op met Anne-Jan of een van onze andere collega’s.